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O que fazer quando após um período que emitiu uma nota fiscal eletrônica, você percebe que alguma informação está errada, e não pode corrigir? A solução é realizar o cancelamento de NF, mas deve-se ter muita atenção ao prazo desse procedimento.

Vamos ver quais as especificações para o cancelamento de uma NF, qual o prazo, e o que pode ser feito nessa situação.

Nota Fiscal Eletrônica

A Nota Fiscal Eletrônica é a versão digital da nota fiscal impressa, usada para comprovar a prestação de serviços de qualquer natureza, ou a comercialização de produtos.

Desenvolvida em 2007 pela Receita Federal, em parceria com a Abrasf (Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais), a nota fiscal eletrônica passou a ser emitida por um software integrado ao sistema do governo, através das prefeituras municipais.

De forma geral, as notas fiscais são documentos que armazenam informações sobre o comércio e circulação de serviços. Agora, a principal mudança é que ela pode ser emitida e armazenada eletronicamente.

Essa modernização do serviço visa trazer mais agilidade para as emissões desse documento, com maior praticidade e facilidade na gestão financeira.

Tipos de Notas fiscais

Os tipos de notas fiscais mais comuns no Brasil são:

• NSF-e (nota fiscal de serviços eletrônica): é o documento emitido a partir da prestação de serviços sujeitos ao recolhimento de impostos. Esse modelo costuma ser vinculado à prefeitura municipal;
• NF-e (nota fiscal eletrônica): basicamente, registra a comercialização de produtos vinculados à Secretaria da Fazendo, e ao ICMS;
• NFC-e (nota fiscal de consumidor eletrônica): por fim, essa nota fiscal é entregue ao consumidor com a venda presencial de produtos pelo comércio varejista; o cupom fiscal comum.

Qual é o prazo para cancelamento de NF?

O prazo atual dentro do território nacional, para o cancelamento de NF é de 24 horas.

Esse prazo é regido pelo Ajuste SINIEF 07/05, de 30 de setembro de 2005, que em sua cláusula 12º, informa que o objetivo dessa determinação é evitar que o cancelamento de notas seja feito quando a mercadoria já está em circulação, ou o serviço prestado.

É possível o cancelamento de NF após as 24 horas?

O cancelamento de NF após 24 horas é possível em alguns casos, desde que seja aplicada multa.

Mas e nos casos de um cliente ter emitido o documento de forma incorreta, o que posso fazer?

Primeiramente é necessário saber o motivo de querer o cancelamento da NF. Dentre os mais comuns, temos:

• erros de digitação de CNPJ;
• preenchimento incorreto de nome de fornecedor;
• erros em cálculos do documento;
• desistência do negócio;

Posso corrigir alguma informação incorreta sem cancelamento da NF?

Em alguns casos, é possível emitir uma Carta de Correção, para retificar as informações inseridas de forma incorreta.

As informações que podem ser corrigidas com a carta de correção são:

• descrição de nome dos produtos/serviços;
• razão social do destinatário;
• inclusão ou alteração de dados adicionais da NF-e original;
• informações sobre o transporte;
• dados de número do pedido;

Como a maioria dos dados que podem ser corrigidos com a carta de correção, são simples, muitas vezes é necessário o cancelamento da NF, e a emissão de uma nova.

Principalmente, se muitas informações estão incorretas, ou não estão inclusas nos casos de correção de nota.

O que fazer para cancelar uma nota fora do prazo?

Para fazer o cancelamento de NF fora do prazo, o contribuinte vai solicitar à SEFAZ do seu estado, solicitando o cancelamento, e o órgão vai analisar a situação.

Após a autorização, é estabelecido um novo prazo de cancelamento, e para conclusão, é necessário efetuar o processo através do seu programa emissor de Nota Fiscal.

Porém, é estipulada uma multa para esse cancelamento efetuado fora do prazo.

Essa regra é válida em todo o país, mas as penalidades aplicadas podem variar nos estados, mas geralmente a multa se refere a 1,5% do valor total da transação que foi cancelada.

Em alguns estados do Brasil, existe um limite máximo de prazo de cancelamento, como no caso de São Paulo, que o limite é de 480 horas.

Porém, essa determinação não afeta a multa prevista no prazo de 24 horas para cancelamento de nota fiscal.

Já em alguns estados, não há autorização para o cancelamento após o prazo estipulado, nesses casos é preciso anular o documento, e o emissor fica responsável por todos os custos das sanções previstas na lei.

Apesar da anulação de notas vir apresentando problemas, e não ter um resultado muito eficaz, ocasionando a cobrança de imposto retroativo, multas e outras sanções, se a SEFAZ não reconhecer o procedimento.

O Pedido de Cancelamento de NF-e deve ter a assinatura digital do emitente, com certificação e constar o número do CPF ou CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte, garantindo autoria do documento digital.

Portanto, é sempre importante conferir todas as informações incluídas na nota fiscal, antes de emiti-la.

Evitando assim erros, e a necessidade de cancelamento ou anulação da nota, se mantendo dentro das normas e evitando o pagamento desnecessário de multas.

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Por Mileide Sousa

Original de Facilite