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As empresas brasileiras autorizadas a emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) deverão, obrigatoriamente, encaminhar ou disponibilizar para download o arquivo desse documento eletrônico e de seu respectivo Protocolo de Autorização de Uso ao destinatário e ao transportador contratado. A norma entra em vigor no próximo dia 1º, e a providência deverá ser tomada imediatamente após o recebimento da autorização de uso da NF-e

A regra é estabelecida pelo Ajuste SINIEF nº 8 – Sistema Nacional Integrado de Informações Econômico-Fiscais, recém-publicado pelo Diário Oficial da União (DOU), e que introduz outras mudanças importantes na sistemática que está eliminando o papel nas operações mercantis. "Todas são positivas e mostram um substancial avanço na utilização da NF-e, tanto na emissão e recepção quanto na guarda do documento", opina o professor e diretor de Alianças da Mastermaq Softwares e coordenador da Escola de Negócios Contábeis, Roberto Dias Duarte.

Segundo o professor, a primeira alteração vai transformar o transportador em responsável solidário, passando a ser obrigatório a ele checar os dados da NF-e antes que inicie o transporte. Com isso, a mercadoria só poderá circular se o documento eletrônico estiver devidamente autorizado pela SEFAZ, o cálculo dos impostos estiver correto e se a Inscrição Estadual do emitente não estiver cancelada, suspenso ou inabilitado. As empresas de transporte têm novas responsabilidades: receber e conferir documentos eletrônicos, garantindo a segurança e o sigilo fiscal de seus clientes.

Outra alteração trazida pelo dispositivo se refere ao Danfe, utilizado para acompanhar o trânsito da mercadoria, que agora só poderá será impresso em uma via. "É bem provável que essa mudança decorra de fraudes já cometidas envolvendo o uso indevido, a clonagem e até mesmo a adulteração do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica", deduz Dias Duarte. Isto acarreta mudanças em sistemas que deverão controlar a impressão do Danfe.

A preocupação com o armazenamento da Nota Fiscal Eletrônica, segundo ele, também fica evidente no Ajuste SINIEF nº 8, que obriga emitente e destinatário a manterem a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, dentro ou fora da empresa, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária sempre que solicitado. Contudo, há um avanço significativo, pois a norma prevê expressamente a possibilidade de guarda de documentos eletrônicos fora do estabelecimento.

A penúltima modificação autoriza o emitente da NF-e a sanar erros em campos específicos do documento. Para isso, deverá observar o disposto no Parágrafo 1º-A do art. 7º do Convênio SINIEF s/nº de 1970, por meio de Carta de Correção Eletrônica (CC-e), transmitida à Administração Tributária da unidade federada do emitente.

Esse trecho do Convênio diz que a CC-e pode ser usada desde que o erro não esteja relacionado com variáveis que determinam o valor do imposto, dentre as quais base de cálculo, alíquota, preço, quantidade, valor da operação ou da prestação; correção de dados cadastrais que implique mudança do remetente ou do destinatário e data de emissão ou saída.

A Carta de Correção Eletrônica ainda não está disponível, mas a expectativa é que isto ocorra ainda este ano. "Mas o SINIEF nº 8 deixa claro de antemão que haverá um prazo máximo para se corrigirem as Notas Fiscais Eletrônicas, de modo análogo ao que ocorre nos casos de cancelamento", ressalta.

Por último, o Ajuste vedou a reutilização, em contingência, de número de NF-e transmitida com tipo de emissão 'Normal'. "Outras alterações poderão surgir com o passar do tempo, pois é natural que haja adequações no decorrer da implantação e da existência de qualquer projeto que lide com informações tão importantes quanto a fiscal", conclui o especialista.