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A publicação da versão definitiva do manual de orientação do eSocial, em fevereiro, deixou mais claro para as empresas o impacto que elas terão a partir da adoção da plataforma. A estimativa é de que as grandes companhias, com faturamento anual superior a R$ 78 milhões, comecem a operar sob o novo modelo a partir de abril de 2016. Já as demais organizações deverão integrar o sistema a contar de setembro de 2016. Nesse sentido, um estudo da PricewaterhouseCoopers (PwC) detecta que mudar a rotina vigente nas organizações hoje será o principal desafio.

Segundo o levantamento, 30% das empresas pesquisadas apontaram a mudança cultural como o tema em que haverá mais dificuldade de se lidar na implantação do eSocial. Na sequência, aparecem os processos internos (29%) e sistema e tecnologia (16%). "Uma parcela das empresas acredita que somente colocar um software de folha de pagamento resolve. Isso é preocupante, pois uma mudança cultural não passa apenas por aí. Essa é uma visão simplista", destaca Fernando Giacobbo, sócio da PwC Brasil.

A adaptação ao novo modelo passa pela centralização das informações a serem repassadas ao fisco. O gerente sênior da PwC Brasil Giancarlo Chiapinotto lembra que dados que estão sob a tutela de diferentes departamentos terão de ser encaminhados à área de recursos humanos (RH). "Será necessário alterar procedimentos, arrecadando informações que não estão no guarda-chuva do RH", afirma.

Um exemplo está na área de segurança e saúde do trabalho. Se, em uma indústria, um funcionário passa da área administrativa para a linha de produção, isso terá de ser informado ao RH para que seja feita a comunicação via eSocial. Essa é uma prática que pouco ocorre no momento.

A integração de dados é vista como a principal dificuldade para 41% das organizações, superando obstáculos como o pouco entendimento dos gestores à legislação (22%) e a complexidade das leis atuais (14%). Além disso, 37% dos entrevistados preveem dificuldades para cumprir todas as obrigações dentro do cronograma estipulado. Ainda assim, há consciência de que a medida trará ganhos. Para 39%, haverá melhoria no cumprimento da legislação, e 27% acreditam em maior eficiência nos processos.

Giacobbo enfatiza que o eSocial vem para ficar e não deve sofrer novas alterações de prazos para entrar em vigor. Assim, as empresas precisam iniciar sua preparação. A primeira etapa consiste em realizar um diagnóstico do panorama existente. "É importante saber qual será o grau de dificuldade que o eSocial exigirá. É fundamental que a alta administração saiba a relevância desse projeto e busque o comprometimento de todas as áreas da empresa", aponta.

O manual de orientação classifica as informações a serem repassadas em três grupos. Nos eventos iniciais e tabelas, deverão constar as informações de natureza permanente, como tabela de rubricas, cargos, horários e vínculos empregatícios atuais. Nos eventos não periódicos, será necessário registrar ações como admissão, alteração contratual, afastamentos e reintegrações. Já nos eventos periódicos, incluem-se dados de remuneração dos trabalhadores e informações tributárias, trabalhistas e previdenciárias.

O sócio da PwC Brasil recomenda que as companhias façam um pente-fino nos seus processos, já que muitas delas não possuem registros digitalizados. Uma dica, segundo o Giacobbo, é ficar atento às rubricas, já que em muitos casos as empresas possuem um volume até cinco vezes superior ao que o eSocial permitirá.

RH é a área mais impactada

Responsável por organizar as informações a serem repassadas ao fisco, o departamento de recursos humanos (RH) é o mais afetado pela implantação do eSocial. Na pesquisa realizada pela PwC, 41% dos entrevistados apontam essa área como a que mais demandará cuidados. Em seguida, aparecem segurança e saúde do trabalho (16%) e tecnologia da informação (11%). Por outro lado, o jurídico (3%) deve ser a menos demandada.

O vice-presidente de relações do trabalho da Associação Brasileira de Recursos Humanos no Estado (ABRH-RS), Marco Antônio de Lima, define que a publicação do manual não atenuou o nível de atenção quanto ao preparo das empresas. "Há uma preocupação grande em relação à burocracia para a implementação. E não há alento do governo para facilitar esse processo", analisa. "A mudança de cultura exigida é tão grande que qualquer prazo para adaptação parece curto", complementa.

Lima constata que os gestores de RH têm conseguido respaldo dentro das companhias para conduzir as mudanças necessárias. No entanto, o gestor critica algumas situações que o eSocial demandará, caso de algumas flexibilidades que o sistema atual permite e serão excluídas. "Quando há regras inflexíveis, isso dificulta qualquer organização, mesmo aquelas que têm boa intenção em compatibilizar os interesses da empresa e dos seus trabalhadores", menciona. Lima cita como exemplo o fim do parcelamento das férias dos funcionários, algo recorrente hoje e que não deve mais ser tolerado.

A gerente de produto de folha de pagamento da ADP, Ângela Rachid, lembra que, após a divulgação do manual, ficou claro que o eSocial, em um primeiro momento, ficará concentrado nas partes de folha de pagamento e segurança e medicina do trabalho. "A área fiscal receberá mais atenção em um segundo momento, mas isso só será oficial quando o cronograma for decretado, entre o final do mês e início de maio", salienta.

A partir daí, os primeiros testes do sistema com grandes empresas devem começar em agosto, ressalta Ângela, que integra o grupo de trabalho composto pelo governo federal para tratar da adoção da plataforma.

Qualidade das informações será alvo de fiscalização

O eSocial só deve entrar em vigor em 2016, mas isso não quer dizer que o fisco já não esteja atento à eventuais falhas nas informações que as empresas fornecem. O CEO da TaxWeb, Evandro Ávila, ressalta que, desde 2008, quando o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) entrou em vigor, a Receita Federal vem intensificando o controle. Desde então, a arrecadação anual com autuações cresceu de R$ 90 bilhões para R$ 190 bilhões, apresentando queda apenas no ano passado.

Para 2015, o ano de preparação para o eSocial, há 46 mil indícios de irregularidades. "Até agora, muitas empresas estavam preocupadas em enviar informações, mas poucos atentas à qualidade da informação repassada. O eSocial será a última fronteira do Sped no Brasil", destaca Ávila.

Segundo o CEO da TaxWeb, as empresas vão precisar tomar cuidados para gerir as informações em tempo hábil para enviá-las. "É preciso alterar os fluxos de trabalho dentro das companhias, criando novos procedimentos", aponta. O dirigente reforça que a maior parte das exigências do eSocial virão dos dados sobre a folha de pagamentos das companhias.