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Muitas empresas tiveram problemas com a entrega da ECF (Escrituração Contábil Fiscal), em setembro de 2015, e sentiram na pele que a falta de organização pode resultar em erros, inconsistências e retrabalho. A obrigação acessória que reúne, dentre outros, os elementos componentes da base de cálculo do IRPJ (Imposto de Renda de Pessoa Jurídica) e da CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido) ensinou diversas lições ao setor corporativo e listamos algumas delas. Confira:

1. Não deixar para depois

Deixar para a última hora é quase um problema cultural no Brasil. Mas, quando se trata de obrigações acessórias, as empresas não podem procrastinar, pois organizar os dados também faz parte do processo de entrega da ECF. Em 2015, quem deixou para última hora foi prejudicado com muito retrabalho bem como, em alguns casos, atrasos na entrega.

2. Comunicação entre áreas é fundamental

A comunicação entre as diversas áreas da empresa tais como contabilidade, fiscal, tributária, TI e setores administrativo/financeiro é essencial, pois a ECF, além das questões inerentes aos cálculos dos já mencionados tributos, recepciona demais informações de caráter geral e econômico, e a comunicação antecipada pode evitar erros nas informações. Esses problemas podem implicar em mais horas destinadas à análise, correções de informações, além de expor a empresa a procedimentos de fiscalização instaurados pelo FISCO, ocasionando riscos de multas e demais penalidades, de modo geral.

3. Atentar-se à ECD

A Escrituração Contábil Digital (ECD) é um arquivo em formato txt, composto por toda a escrituração contábil da sociedade empresária, bem como informações sobre balanço patrimonial, demonstração de resultado do exercício e demais demonstrativos transmitidos à Receita Federal do Brasil, sendo este arquivo o ponto de partida para a confecção da ECF. Ano passado, no período de entrega da ECF, as empresas identificaram erros na ECD, e para não prejudicar a entrega, vários esforços foram empreendidos como forma de contingência, resultando em horas extras, comprometimento do calendário de entrega de outras obrigações acessórias, estresse, entre outros impactos de natureza operacional, econômica e pessoal.

4. Manter controles paralelos de apuração

Nem todas as informações exigidas pela ECF vêm da contabilidade. Por isso, as empresas devem armazenar e manter os controles paralelos. Eles serão úteis para a entrega da obrigação acessória, e podem ser exigidos pelo FISCO numa possível fiscalização. Alguns tipos de controle são os relacionados às adições e exclusões da base de calculo do IRPJ e da CSLL, além dos controles gerais e econômicos, sendo que tudo isso pode trazer um impacto significativo na entrega da declaração.

5. Atenção com novos conceitos

Grande parte das empresas verá novos conceitos incorporados na legislação tributária, tais como os de Subcontas, cujos saldos de abertura serão escriturados no registro ‘Y665’, decorrentes de AVP (ajuste de valor presente), AVJ (ajuste de valor justo), impairment, entre outros. Ao contrário de 2015, serão obrigatórios em 2016. Por isso, empresas, estejam atentas aos detalhes!

6. Contar com a tecnologia

Por não fazer uma análise crítica das soluções disponíveis no mercado, muitas empresas erram ao não adotar uma solução especialista. As soluções destinadas a ajudar empresas na entrega da ECF devem ter algumas características básicas, tais como: alta performance e robustez no tratamento dos dados; fácil manuseio na parametrização das informações, geração rápida dos arquivos digitais com relatórios de apoio, em virtude da complexidade e detalhamentos exigidos pela ECF; recuperação rápida dos resultados gerados e suas respectivas memórias de cálculo originárias, elementos estes capazes de prover os controles a fim de facilitar a correção de erros, de forma flexível, dinâmica e antecipada para o usuário.