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O Conselho Nacional de Justiça (CNJ) aprovou por unanimidade Resolução CNJ n.469/2022 que estabelece normas e diretrizes para a digitalização de documentos judiciais e administrativos. A norma também disciplina a gestão dos documentos e processos já digitalizados, à exceção do Supremo Tribunal Federal (STF).

A norma – que submete os órgãos da Justiça a praticarem de maneira regrada a política de digitalização e gestão processual – foi aprovada na 110ª Sessão do Plenário Virtual, encerrada no dia 26 de setembro. Um dos principais objetivos é garantir e preservar a integridade, autenticidade, a confidencialidade e sua preservação pelo prazo necessário de documentos e processos judiciais e administrativos.

A presidente da Comissão Permanente de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário do CNJ, conselheira Salise Monteiro Sanchotene, relatora do Ato Normativo 0003305-50.2022.2.00.0000, defendeu que a matéria foi apresentada pelo Comitê do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) em um momento oportuno. Ela apontou diversas inovações tecnológicas que vem sendo desenvolvidas no Judiciário e que ensejam um regramento contemplando as inovações e as especificidades relacionadas à digitalização e gestão de documentos pelo Judiciário.

“O funcionamento remoto e crescentemente digital dos serviços dos tribunais demanda maior qualificação das atividades de digitalização de documentos para sua inclusão em processos natos digitais, assim como dos procedimentos de digitalização de processos físicos, judiciais e administrativos, seja para o prosseguimento de tramitação, seja dos que compõem a guarda permanente, viabilizando o amplo acesso, a difusão, a pesquisa e a salvaguarda dos originais físicos”, afirmou a relatora, em seu voto.

O documento explicita os conceitos básicos aplicáveis à digitalização de documentos judiciais, trata da gestão dos documentos digitalizados (para que mantenham sua integridade, auditabilidade, rastreabilidade e confiabilidade) e aborda a digitalização de documentos de guarda permanente, de como devem ser digitalizados para que observem as políticas de gestão documental e de memória do órgão, que constituem patrimônio cultural arquivístico do Poder Judiciário.

A relatora mencionou dados do Relatório Justiça em Números 2021, no que se refere a digitalização de processos e a propositura de ações por meio dos sistemas de processos judiciais eletrônicos. “Ainda que seja notória a curva de crescimento do percentual de casos novos exclusivamente em meio eletrônico, atingindo o percentual de 96,9% do ingresso durante o ano de 2020, há considerável acervo que ainda tramita em meio físico e que não foi submetido à digitalização”, ponderou.

Em relação aos documentos e os prazos de arquivamento necessário, a Resolução também orienta como os órgãos da Justiça deverão proceder em relação a seleção da documentação destinada a descarte e também daquela a ser recolhida para preservação, acesso e difusão, nas hipóteses em que dotada de valor secundário.

A Resolução foi criada após consulta pública realizada no mês de junho, que permitiu a apresentação de sugestões e considerações por parte dos destinatários de sua aplicação, órgãos e servidores da Justiça e usuários dos serviços prestados nas unidades judiciais.

* Com informações do CNJ